VSA est notre outil administratif qui accompagne notre métier.

Dans cet outil, on retrouve :

• La centralisation de nos informations administratives personnelles,
• La mise à disposition de nos bulletins de paie,
• La liste des équipements mis à notre disposition.

Au quotidien, VSA est l’outil qui permet de formaliser :

• Notre Compte-Rendu d’Activité, c’est à dire notre feuille des temps du mois écoulé, une obligation légale propre au métier du conseil qui permet de facturer le client et de suivre l’activité,
• Nos demandes de jours de repos, qu’il s’agisse des RTT ou des Congés Payés; on peut aussi consulter le solde de ces jours de repos,
• Une vue des absences de la semaine est disponible ici : https://avec-conseil.vsactivity.com/o_services/calendar/
• Nos notes de frais, qui sont des dépenses liées à une mission généralement, remboursées mensuellement à condition de présenter une facture; les plafonds des notes de frais sont les suivants :

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1. Créer le prospect

• Ajouter un prospect
• Utiliser la fonction de recherche de société pour simplifier la saisie
• Saisir l’entité concernée (Nuageo) et le secteur
• Enregistrer

2) Créer l’opportunité

1. Entité : Nuageo
2. Renseigner le client ou le prospect
3. Ajouter une date de fin prévisionnelle
4. Référence : 23N001-BIO ( Année sur 2 caractères - N - compteur qui dépend de la dernière opportunité crée - Trigramme du client)
5. Objet : titre de l’opportunité (projet)
6. Description : détails de l’opportunité
7. Renseigner le montant et la probabilité de gagner
8. Compléter les autres champs facultatifs lorsque c’est pertinent

3) Créer une proposition commerciale

Sur la liste des opportunités, cliquer sur les “petits points” de l’opportunité pour afficher un menu supplémentaire et choisir “ajouter une proposition commerciale”.

1. Infos générales
   1. Reprendre la référence de l’opportunité
   2. Date de début/fin du projet
2. Volets de détail
   1. Choisir entre Regie et forfait en fonction du projet
   2. Donner un titre au volet (mission)
   3. Renseigner les collaborateurs potentiels intervenants sur la mission
   4. Renseigner les détails de facturation (abonnement, échéancier)

Enregistrer

4) Envoyer un devis

Sur la proposition commerciale

1. Statut : Transmise + Date
2. Modèle de proposition : Modèle de devis Nuageo
3. Enregistrer

Pour générer le devis, cliquer sur le menu additionnel de la proposition, et générer le devis au format pdf

• Le responsable opérationnel est la personne identifiée dans la fiche Affaire comme en charge du suivi opérationnel

Filtre de l’écran “gestion opérationnelle des affaires”. Champ de la fiche Affaire.

Actions possibles :

avec l’icone cylindre en milieu de ligne

Remarque : une fiche mission est créée pour chaque volet (ou onglet) créé dans la fiche Affaire

• affichage d’un écran permettant de sélectionner les consultants intervenant sur la mission

• valeurs attendues : mois, année, % avancement et smiley “état du projet”
  • la valeur “avancement” est attachée à un mois, mais sans précision si c’est début ou fin de mois (donc à définir dans un process interne)

Actions possibles :

Remarque : une fiche mission est créée pour chaque volet (ou onglet) créé dans la fiche Affaire

• affichage d’un écran permettant de sélectionner les consultants intervenant sur la mission
  • Remarque : il est important de saisir une date de fin, et si besoin de l’actualiser en cours de projet
  • Si des charges sont saisies dans les CRA au-delà de la date de fin, elles apparaîtront “en dépassement” dans l’écran de Gestion opérationnelle des affaires

• permet de définir des dates et des montants prévisionnels à facturer (mais pas de saisie de prévisionnel de conso de charges)
  • Remarque : les échéances saisies font l’objet d’une mention en début de ligne sur l’écran principal

• valeurs attendues : mois, année, % avancement et smiley “état du projet”

• pas d’action possible

Actions possibles :

• pas de modification possible (si besoin de modif, il faut supprimer puis recréer)
  • les RAF doivent être saisis en date du dernier jour de chaque mois !
  • En première intention, le RAF peut être égal au RAP calculé par VSA (notamment en début de mission, où le RAF réel est difficile à estimer)
  • Attention :
    • Le RAP est calculé sur la base des charges saisies dans les CRA, y compris à des dates futures → on peut vérifier ce point en cliquant sur l’icone cyclindrique “Voir la consommation”
    • En cours de mois, les collab vont progressivement saisir leurs imputations réelles dans le CRA. Ces charges vont venir s’additionner aux charges déjà consommées (et donc se soustraire du RAF)
      • Ces charges saisies en cours de mois vont apparaître dans l’écran Reste à faire, dans la colonne “Avance/ retard” en tant que retard
  • Remarque : concernant la gestion des droits, il semble que le RAF puisse être saisi par une personne qui n’est pas responsable opérationnel de la mission

• Remarque 1 : le reste à produire est calculé automatiquement : RAP-RAF
  • il s’agit d’un RAF théorique = charge vendue - charge consommée (ce qui a été déclaré dans les CRA)
  • si l’écart est négatif on est en retard, puisqu’on prévoit de consommer plus que le reliquat théorique : RAF > RAP
  • si c’est positif, on est en avance : RAF < RAP (et donc on fera une marge par rapport aux charges prévues)
• Remarque 2 : en cours de mois, les CRA sont (censés être) saisis, ce qui va faire diminuer le RAP. Toutefois, comme le RAF de fin de mois n’a pas été saisi (logique, puisqu’on est en cours de mois), VSA met à jour le graphique ci-dessus de façon bancale en tenant compte de la dernière valeur du RAP, mais en recopiant le RAF du mois précédent sur le mois en cours
  • du coup, ça donne l’impression qu’on est en retard alors qu’en fait peut-être pas

ex de MAJ de graphique en milieu de mois. =⇒ ce graphique (surtout pour la valeur écart) n’a d’intérêt qu’en début de mois : après que le RAF a été saisi, et avant que les charges soient saisies dans les CRA

• possibilité d’accéder notamment à
  • Gestion opérationnelle des affaires
  • Infos et conditions de facturation
  • Fiche mission / projet

Une fiche mission est créée pour chaque volet (ou onglet) créé dans la fiche Affaire

• Planifié/Réalisé
• Planifié : détails
• Réalisé : détails
• Réalisé : gestion
  • Permet de voir les temps saisis par chaque personne : 1 ligne par jour et par personne
  • ci-dessous la valeur surlignée (0,5 j) provient du CRA du mois en cours
  • Les modifications apportées sur cette page (+bouton “Enregistrer les modifications en haut à gauche) sont répercutées dans le CRA du collaborateur
• Réalisé : synthèse
  • possibilité de pointer l’activité des collaborateurs (avec envoi d’un mail aux collab pouvant facturer (AntoineJ et Clément en date du 2025-06 ou à des adresses mails libres)
• Avancement et CR
  • visualisation, création, modification des avancements
• Reste à faire
  • visualisation des charges/ ce qui a été
    • vendu
    • produit
    • reste à produire théorique (vendu - produit)
    • reste à faire (saisie manuelle)
• Documents
• Autres informations

• Saisir les RAF en date du dernier jour du mois précédent
• Vérifier dans l’écran Gestion > Reste à faire que les RAF ont bien été saisis pour chaque projet

• vérifier / s’assurer qu’il n’y a pas d’erreur de saisie dans les CRA
  • dans le temps : les temps passés sur le mois n doivent être imputés sur ce mois (pas le mois n+1, sinon on déséquilibre RAP et RAF)
  • dans l’espace : imputer sur le bon projet, la bonne mission au sein d’un projet
    • cela implique que les consultants sachent sur quelles lignes impliquer les différentes activités,
      • notamment pour le pilotage de la mission qui n’a pas forcément de ligne dédiée dans le CRA
      • plus généralement pour l’ensemble des projets clients et activités internes ou externes

• A chaque affaire créée est associée a minima un “volet - projet/mission” (par facilité, les titre et description du volet sont généralement les mêmes que ceux de l’affaire)

Remarque : le libellé visible dans le CRA est le titre du volet (pas le titre de l’affaire)

• Il est possible de créer plusieurs “volet - projet/mission” si l’affaire contient plusieurs activités qui vont faire l’objet de facturations séparées
  • Certains “volet - projet/mission” peuvent être en régie, d’autres au forfait
• L’affichage a minima est le suivant : 25N041-KPC (référence de l’affaire), [Fresque du numérique] (titre du volet)
• Il est possible de détailler, au sein de chaque volet, différentes activités à réaliser = zone “Activité de production” de la fiche Affaire
  • Il y a a minima une (seule) activité de production

Remarque : dans cette zone “activité de production”, il est possible de remplir le champ “Description complémentaire” qui viendra s’afficher sur l’écran des CRA. Cette saisie d’une description complémentaire :

• est facultative s’il y a une seule activité de production saisies (celle par défaut dans la fiche Affaire)
• est indispensable si plusieurs activités de production sont déclarées. A défaut, toutes les lignes apparaissent avec le même libellé dans le CRA (ce qui n’est guère pratique pour les consultants)

• Option 1 : création d’une ligne au sein d’un volet - mission/projet d’une fiche Affaire
• Le libellé qui apparaît dans le CRA est la valeur du champ “Description complémentaire”
• Option 2 : création d’un volet - mission/projet dédié au pilotage au sein d’une fiche Affaire
  • Solution pas idéale en termes de gestion de facturation (comment intégrer dans la facture des jours de production les jours de pilotage ?)

Source : Confluence OR (pageId 84082771, 1630601217, 1630699521, 1896284161). Migré le 5 juillet 2026.